Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026: Hướng dẫn chi tiết, thời hạn và mức phạt mới nhất

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là thủ tục hành chính bắt buộc định kỳ 06 tháng/lần đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Năm 2026, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định mới nhất về thời hạn, cách thức nộp và mức xử phạt để tránh rủi ro pháp lý. Bài viết phân tích chi tiết các quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP) và Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026: Hướng dẫn chi tiết, thời hạn và mức phạt mới nhất

Hai cách báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức báo cáo: nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền. Mỗi hình thức có quy trình và yêu cầu riêng.

Cách 1: Báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đây là phương thức được khuyến khích, áp dụng cho mọi doanh nghiệp có khả năng kết nối internet và sở hữu thiết bị ký số USB Token. Quy trình gồm 11 bước cơ bản:

1. Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/.
2. Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký, sử dụng thiết bị ký số USB Token để xác thực. Lưu ý: Cần cài đặt Công cụ ký điện tử theo hướng dẫn của hệ thống.
3. Chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến", tìm kiếm thủ tục với từ khóa: "Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động".
4. Chọn thủ tục phù hợp, bấm "Nộp trực tuyến".
5. Kê khai thông tin: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
6. Bấm "Đăng ký" để hệ thống ghi nhận thông tin.
7. Xác nhận thành công khi màn hình hiển thị thông báo "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công", sau đó bấm "Thoát".
8. Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.
9. Cán bộ bảo hiểm xã hội xử lý hồ sơ liên quan.
10. Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.
11. Hệ thống tự động gửi báo cáo về một cửa địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và kết nối internet ổn định trong suốt quá trình thực hiện.

Cách 2: Báo cáo trực tiếp tại cơ quan

Phương thức này áp dụng cho doanh nghiệp không thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (theo mẫu quy định). Nơi nộp hồ sơ được phân chia như sau:

• Trường hợp thông thường: Gửi đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Ngoài Sở Nội vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải gửi thêm hồ sơ đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm đến Sở Nội vụ. Cụ thể:

• Kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm: Hạn cuối là trước ngày 05 tháng 6.
• Kỳ báo cáo cuối năm: Hạn cuối là trước ngày 05 tháng 12.

Lưu ý: Kể từ ngày 01/7/2025, chức năng quản lý lao động được chuyển từ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ theo quy định về sáp nhập. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin cơ quan tiếp nhận để tránh nộp sai địa chỉ.

Mức phạt khi không báo cáo tình hình sử dụng lao động

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (điểm a khoản 1 Điều 8).
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng cho hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (điểm c khoản 2 Điều 8).

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, mức phạt này tuy không quá cao nhưng có thể gây ảnh hưởng đến uy tín và hồ sơ hành chính của doanh nghiệp, đặc biệt khi thanh tra lao động tiến hành kiểm tra định kỳ.

Tác động thực tiễn đến doanh nghiệp

Việc tuân thủ quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Đặc biệt, từ năm 2026, khi hệ thống liên thông dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cơ quan bảo hiểm xã hội và Sở Nội vụ được hoàn thiện, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể thời gian và chi phí thực hiện thủ tục này.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp mới thành lập có phải báo cáo tình hình sử dụng lao động ngay không?

Có. Theo quy định, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, sau đó thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng/lần.

Nếu doanh nghiệp có dưới 10 lao động thì có được miễn báo cáo không?

Không. Quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lao động. Doanh nghiệp nhỏ cũng phải thực hiện đầy đủ thủ tục này.

Làm thế nào để tra cứu tình trạng báo cáo đã nộp?

Doanh nghiệp có thể đăng nhập vào tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và chọn mục "Tra cứu hồ sơ" để kiểm tra trạng thái xử lý. Đối với báo cáo nộp trực tiếp, doanh nghiệp liên hệ trực tiếp Sở Nội vụ nơi nộp hồ sơ.

Bài viết được tham vấn bởi Luật sư Lê Ngọc Khánh và cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất đến tháng 12/2025.