Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025: 05/6 và 05/12, mức phạt đến 20 triệu

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm. Hạn chót nộp báo cáo là trước ngày 05 tháng 6 và trước ngày 05 tháng 12 hàng năm. Việc chậm nộp hoặc không nộp có thể dẫn đến mức phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng đối với tổ chức vi phạm.

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025: 05/6 và 05/12, mức phạt đến 20 triệu

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cụ thể là ngày nào?

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định. Cụ thể:

• Định kỳ 06 tháng: Hạn nộp là trước ngày 05 tháng 6 hàng năm.
• Định kỳ hằng năm: Hạn nộp là trước ngày 05 tháng 12 hàng năm.

Ngoài việc gửi báo cáo tới Sở LĐ-TB&XH, doanh nghiệp còn phải thông báo đồng thời đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, doanh nghiệp cần gửi thêm báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo theo hai hình thức:

1. Báo cáo online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đây là phương thức được khuyến khích, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Doanh nghiệp truy cập trang web https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập tài khoản và thực hiện theo hướng dẫn. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và chuyển thông tin đến các cơ quan liên quan.

2. Báo cáo trực tiếp

Áp dụng khi doanh nghiệp không thể thực hiện online. Hồ sơ giấy được nộp trực tiếp tại:

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Đối với khu công nghiệp/khu kinh tế: nộp thêm tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.

Mức phạt khi không báo cáo hoặc báo cáo chậm

Theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về báo cáo lao động bị xử phạt như sau:

Hành vi vi phạmMức phạt đối với cá nhânMức phạt đối với tổ chức

Không khai trình việc sử dụng lao động (điểm a khoản 1)

1 - 3 triệu đồng

2 - 6 triệu đồng

Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động (điểm c khoản 2)

5 - 10 triệu đồng

10 - 20 triệu đồng

Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Như vậy, trường hợp doanh nghiệp không báo cáo tình hình thay đổi lao động có thể bị phạt tới 20 triệu đồng.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp

Việc tuân thủ đúng hạn báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bỏ sót kỳ báo cáo 6 tháng (tháng 6) do không cập nhật kịp thời quy định mới. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động thiết lập lịch nhắc nhở nội bộ hoặc sử dụng các công cụ quản lý pháp lý tự động.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có thay đổi vào năm 2025 không?

Hiện tại, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 35/2022/NĐ-CP vẫn đang có hiệu lực. Hạn nộp báo cáo năm 2025 giữ nguyên: trước ngày 05/6 (kỳ 6 tháng) và trước ngày 05/12 (kỳ năm). Doanh nghiệp cần theo dõi các văn bản sửa đổi bổ sung từ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để cập nhật kịp thời.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, có phải báo cáo riêng từng nơi không?

Có. Theo quy định, mỗi chi nhánh, văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo độc lập tại cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở. Doanh nghiệp cần phân công nhân sự phụ trách từng địa bàn để đảm bảo nộp đúng hạn.

Mức phạt 20 triệu đồng áp dụng cho hành vi nào?

Mức phạt 20 triệu đồng là mức tối đa áp dụng cho tổ chức khi vi phạm hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Mức phạt cụ thể tùy thuộc vào mức độ vi phạm và quyết định của cơ quan có thẩm quyền.