Hợp đồng lao động điện tử 2026: Toàn bộ quy định mới theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành chính thức có hiệu lực, đặt nền móng pháp lý vững chắc cho việc giao kết hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam. Văn bản này không chỉ khẳng định giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng giấy mà còn quy định chi tiết về mã định danh (ID), điều kiện ký kết, quy trình chuyển đổi và lộ trình vận hành nền tảng tập trung. Dưới đây là phân tích toàn diện các quy định mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ.

Hợp đồng lao động điện tử 2026: Toàn bộ quy định mới theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy không?

Có. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Quy định này kế thừa và cụ thể hóa tinh thần của khoản 1 Điều 14 Bộ Luật Lao động 2019, đồng thời nhấn mạnh tính khuyến khích sử dụng hợp đồng điện tử trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính (khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).

Mã định danh (ID) hợp đồng lao động điện tử được quy định thế nào?

Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký hợp đồng, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn mã ID duy nhất do Bộ Nội vụ quy định. Mã ID này là dãy số duy nhất được cấp cho mỗi hợp đồng điện tử và hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch. Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt cũng phải được gắn cùng ID của hợp đồng gốc.

Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử bắt đầu từ khi nào?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng thực hiện ký số, gắn dấu thời gian kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết, và có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Điều này tạo ra cơ chế xác thực chặt chẽ, bảo đảm tính pháp lý ngay từ thời điểm ký kết.

Điều kiện của người lao động và người sử dụng lao động khi ký hợp đồng điện tử là gì?

Đối với người lao động (khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP), cần có một trong các giấy tờ tùy thân còn thời hạn: thẻ CCCD, thẻ Căn cước, Căn cước điện tử, Giấy chứng nhận căn cước, VNeID mức độ 2, hộ chiếu; nếu là người nước ngoài, cần thêm thị thực nhập cảnh còn hạn hoặc giấy tờ chứng minh miễn thị thực.

Đối với người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình), yêu cầu:

• Giấy tờ pháp lý: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự như người lao động).
• Chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.

Quy trình chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và điện tử thực hiện ra sao?

Chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023, bản giấy phải bảo đảm toàn vẹn nội dung, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu, có thông tin cá nhân/cơ quan thực hiện chuyển đổi. Chủ thể giao kết phải được xác thực, và người có thẩm quyền của người sử dụng lao động phải ký số xác nhận tính chính xác. Hợp đồng sau chuyển đổi phải được gắn ID.

Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử

• Thông tin trong bản giấy phải toàn vẹn như thông điệp điện tử.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.
• Có thông tin xác định hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc.

Hợp đồng được chuyển đổi có giá trị như bản gốc.

Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thế nào?

Trường hợp hợp đồng đã được giao kết điện tử: Việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt thực hiện như quy trình giao kết hợp đồng điện tử, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Trường hợp hợp đồng được giao kết bằng văn bản giấy:

1. Chuyển đổi hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử theo quy định tại Điều 8.
2. Thực hiện sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng điện tử sau chuyển đổi như giao kết hợp đồng điện tử.

Lộ trình vận hành nền tảng hợp đồng lao động điện tử đến 01/7/2026

Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chậm nhất đến ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức vận hành. Từ thời điểm này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ thực hiện hoàn toàn theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Đối với hợp đồng lao động điện tử đã ký trước ngày 01/01/2026:

• Nếu còn hiệu lực đến ngày 01/01/2026: Tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến hết thời hạn, và được coi là có giá trị tương đương hợp đồng điện tử theo Nghị định mới.
• Nếu chưa thực hiện xong đến ngày 01/01/2026: Tiếp tục thực hiện theo quy định cũ, trừ khi các bên thỏa thuận áp dụng Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp và người lao động

Việc hợp đồng lao động điện tử chính thức được công nhận và quản lý tập trung qua nền tảng quốc gia giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời giảm thiểu rủi ro tranh chấp về tính xác thực. Người lao động có thể ký kết từ xa, thuận tiện hơn trong bối cảnh làm việc linh hoạt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng chữ ký số và dịch vụ dấu thời gian, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy trình gắn ID trong vòng 24 giờ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Có. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động bắt buộc phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian. Người lao động cũng cần có chữ ký số hoặc phương thức xác thực tương đương để ký kết.

Nếu hợp đồng lao động giấy đang có hiệu lực, có cần chuyển đổi sang điện tử không?

Không bắt buộc. Theo Điều 28, hợp đồng giấy vẫn tiếp tục có hiệu lực đến hết thời hạn. Tuy nhiên, nếu các bên muốn sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt, thì phải chuyển đổi sang điện tử trước khi thực hiện các thao tác đó.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do ai quản lý?

Nền tảng này do Bộ Nội vụ quản lý và vận hành, chậm nhất đến ngày 01/7/2026 phải chính thức đi vào hoạt động (Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).