Hợp đồng lao động điện tử: 5 thay đổi bắt buộc từ Nghị định 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 2026)

Ngày 25/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử, có hiệu lực từ năm 2026. Văn bản này đánh dấu bước chuyển đổi số mạnh mẽ trong quan hệ lao động, với 5 điểm mới trọng tâm: khẳng định giá trị pháp lý ngang văn bản giấy, yêu cầu gắn mã định danh (ID) trên Nền tảng quốc gia, siết chặt điều kiện kỹ thuật đối với hệ thống eContract, bắt buộc xác thực danh tính chủ thể, và quy định rõ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng điện tử. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết từng quy định, kèm đánh giá tác động thực tiễn và câu trả lời cho các thắc mắc phổ biến.

Hợp đồng lao động điện tử: 5 thay đổi bắt buộc từ Nghị định 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 2026)

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy từ năm 2026?

Có. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Văn bản này nhấn mạnh: “Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.” Trước đây, Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) đã công nhận giá trị tương đương, nhưng Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính thức pháp lý hóa và cụ thể hóa các yêu cầu kèm theo. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định về an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.

2. Hợp đồng điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) trong bao lâu?

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký số. Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử đã hoàn tất về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý để gắn mã định danh (ID). Quy định này nhằm tạo cơ sở dữ liệu tập trung, giúp cơ quan quản lý nhà nước và các bên liên quan dễ dàng tra cứu, kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng. Trước khi gửi, hợp đồng phải được tạo lập, xác thực định danh, ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu.

3. Điều kiện kỹ thuật bắt buộc đối với hệ thống eContract khi giao kết hợp đồng lao động điện tử

Hệ thống eContract phải đáp ứng 12 điều kiện kỹ thuật nghiêm ngặt. Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các yêu cầu bao gồm:

• Sử dụng phần mềm ký số hợp pháp và kiểm tra chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng; có phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục sự cố.
• Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; cho phép tra cứu hợp đồng đã ký.
• Bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi lên Nền tảng để gắn ID.
• Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
• Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý.
• Kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Bảo đảm yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.

Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 6, Nhà cung cấp eContract phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, bao gồm dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.

4. Hệ thống phải bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính như thế nào?

Phải thu thập, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu sinh trắc học với giấy tờ tùy thân. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân, giấy tờ tùy thân bao gồm: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2, hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Đối với người nước ngoài, cần thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực. Đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cần quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đầu tư, kèm giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật. Hệ thống eContract phải có giải pháp công nghệ để thu thập và đối chiếu dữ liệu sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói) với thông tin trên giấy tờ, bảo đảm định danh đúng chủ thể.

5. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử được quy định ra sao?

Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu. Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Ngoài ra, Điều 9 quy định việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng điện tử phải tuân theo trình tự tương tự như giao kết. Nếu hợp đồng gốc là văn bản giấy, cần chuyển đổi sang hợp đồng điện tử trước khi thực hiện các thay đổi. Phụ lục, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải được gắn cùng ID của hợp đồng chính để bảo đảm tính thống nhất và truy xuất lịch sử.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp và người lao động

Nghị định 337/2025/NĐ-CP tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho việc số hóa hợp đồng lao động, giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và tăng tốc độ giao kết. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đầu tư vào hệ thống eContract đáp ứng 12 điều kiện kỹ thuật, hoặc hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ có giấy phép. Người lao động cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc căn cước công dân gắn chip để tham gia ký kết. Các chuyên gia pháp lý đánh giá: “Đây là bước tiến quan trọng, nhưng yêu cầu về hạ tầng công nghệ và nhận thức của người dùng sẽ là thách thức lớn trong năm đầu thực thi.”

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc phải chuyển đổi từ văn bản giấy không?

Không bắt buộc. Người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn giao kết hợp đồng điện tử ngay từ đầu. Nếu đã có hợp đồng giấy, việc chuyển đổi sang điện tử chỉ cần thiết khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng theo hình thức điện tử.

Mức phạt nếu không gửi hợp đồng điện tử lên Nền tảng để gắn ID trong 24 giờ?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP chưa quy định mức xử phạt cụ thể cho hành vi vi phạm này. Tuy nhiên, theo đánh giá của các chuyên gia, hành vi không tuân thủ có thể bị xử lý theo quy định chung về vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, với mức phạt dự kiến từ 10-20 triệu đồng đối với tổ chức, cá nhân vi phạm. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật hệ thống để tránh rủi ro pháp lý.