Hướng dẫn chi tiết: 10 trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN năm 2026

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay. Tuy nhiên, có 10 trường hợp cụ thể mà người nộp thuế bắt buộc phải tự mình quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp, căn cứ pháp lý và tác động thực tiễn.

Hướng dẫn chi tiết: 10 trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN năm 2026

1. Cá nhân đã được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhưng không ủy quyền

Theo điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu cá nhân đủ điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, thì cá nhân đó không được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay. Trường hợp ngoại lệ duy nhất là khi tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp. Đây là quy định nhằm tránh tình trạng kê khai trùng lặp.

2. Cá nhân không còn làm việc tại tổ chức vào thời điểm ủy quyền

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế (thường là cuối năm) không còn làm việc tại tổ chức đó, thì phải tự quyết toán. Lý do: tổ chức cũ không còn trách nhiệm và dữ liệu để quyết toán thay.

3. Cá nhân có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ hoặc khấu trừ chưa đủ

Trường hợp cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai (thu nhập từ nơi khác) mà chưa bị khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ (bao gồm cả trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ), thì cá nhân phải tự quyết toán để tổng hợp toàn bộ thu nhập. Quy định này giúp cơ quan thuế tính đúng số thuế phải nộp trên tổng thu nhập thực tế.

4. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi

Đây là trường hợp phổ biến đối với người lao động làm việc part-time hoặc có nhiều việc. Theo quy định, nếu cá nhân có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại từ 02 nơi trở lên, thì không thể ủy quyền cho bất kỳ tổ chức nào, mà phải tự quyết toán với cơ quan thuế.

5. Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10%

Khoản 5 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định: cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã bị khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp chỉ có một nguồn thu nhập vãng lai duy nhất) thì phải tự quyết toán. Mức khấu trừ 10% là tạm tính, và khi quyết toán, cá nhân có thể được hoàn thuế nếu tổng thu nhập thấp hơn mức giảm trừ gia cảnh.

6. Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế

Đây là trường hợp đặc biệt: nếu cá nhân chưa có mã số thuế tại thời điểm quyết toán, thì không thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập. Cá nhân phải tự đăng ký mã số thuế và thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

7. Cá nhân thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo

Theo khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC, nếu cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo, thì không được ủy quyền quyết toán. Thay vào đó, cá nhân phải tự khai quyết toán và nộp kèm hồ sơ xét giảm thuế.

8. Cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc đề nghị hoàn/bù trừ

Trường hợp cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa và đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, thì phải tự quyết toán. Tuy nhiên, ngoại lệ áp dụng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế (đã được tổ chức chi trả khấu trừ đúng).

9. Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên

Đây là trường hợp xác định tư cách cư trú. Nếu cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên, thì cá nhân đó được coi là cá nhân cư trú và phải tự quyết toán thuế TNCN.

10. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam

Người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Đây là thủ tục bắt buộc để xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Tác động thực tiễn: Quyền lợi giảm trừ gia cảnh khi tự quyết toán

Nhiều người nộp thuế lo ngại rằng nếu không ủy quyền quyết toán, họ sẽ mất quyền giảm trừ gia cảnh. Tuy nhiên, theo Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, điều này không đúng. Cụ thể:

• Tại tổ chức chi trả: chỉ tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế theo thực tế tháng phát sinh thu nhập, và chỉ tính giảm trừ cho người phụ thuộc theo thực tế hồ sơ đăng ký.
• Khi cá nhân tự quyết toán với cơ quan thuế: sẽ được tính lại các khoản giảm trừ theo nguyên tắc giảm trừ gia cảnh cho bản thân đủ 12 tháng và giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Như vậy, việc tự quyết toán không làm mất quyền lợi mà còn giúp người nộp thuế được tính chính xác các khoản giảm trừ, đặc biệt là khi có người phụ thuộc phát sinh trong năm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tôi có thể ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho người thân không?

Không. Theo quy định, việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN chỉ được thực hiện cho tổ chức trả thu nhập (công ty, đơn vị sử dụng lao động) nơi cá nhân làm việc. Cá nhân không thể ủy quyền cho người thân hoặc cá nhân khác để thay mình quyết toán thuế.

Nếu tôi tự quyết toán, thủ tục có phức tạp không?

Hiện nay, cá nhân có thể tự quyết toán thuế TNCN qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN) và các chứng từ khấu trừ thuế (nếu có). Thủ tục khá đơn giản và có thể thực hiện online.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán là chậm nhất là ngày 30 tháng 4 của năm sau năm tính thuế. Nếu cá nhân có số thuế phải nộp thêm thì thời hạn nộp thuế cũng là ngày 30 tháng 4.