Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32: Hướng dẫn chi tiết 5 cách

Việc tra cứu hóa đơn điện tử là nghiệp vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và cá nhân trong quản lý thuế. Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cơ quan thuế đã triển khai hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử tập trung tại cổng thông tin hoadondientu.gdt.gov.vn. Bài viết này hướng dẫn chi tiết 5 cách tra cứu, cách xử lý khi hóa đơn có sai sót và các lưu ý quan trọng về lưu trữ hóa đơn điện tử.

Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32: Hướng dẫn chi tiết 5 cách

Hóa đơn điện tử là gì? Có mấy loại?

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức/cá nhân bán hàng lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch. Hóa đơn điện tử bao gồm 04 loại:

• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã (số giao dịch duy nhất + chuỗi ký tự mã hóa) trước khi gửi cho người mua.
• Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng tự lập và gửi cho người mua.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Máy tính tiền: Hệ thống tính tiền đồng bộ hoặc kết hợp nhiều thiết bị điện tử.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, TEM, VÉ, THẺ...
• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số
• Tên liên hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in): Liên 1 - Lưu, Liên 2 - Giao người mua, Liên 3 - Nội bộ.
• Số hóa đơn: Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, kết thúc ngày 31/12 hàng năm, tối đa đến số 99.999.999.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã...).

Cách tra cứu hóa đơn điện tử chi tiết theo từng loại

1. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Click "tìm kiếm".

Bước 3: Kiểm tra kết quả. Hóa đơn hợp lệ hiển thị trạng thái "Đã cấp mã hóa đơn". Nếu hiển thị "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp", cần kiểm tra lại thông tin đã nhập.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan thuế cấp.

Bước 3: Chọn "Tra cứu" → "Tra cứu hoá đơn".

Bước 4: Chọn "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" → "Kết quả kiểm tra" → "Tổng cục thuế đã nhận không mã".

Lưu ý: Thời gian tra cứu tối đa chỉ 31 ngày.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh, thay thế

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23...), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Click "tìm kiếm".

Bước 3: Kiểm tra kết quả:

• "Tồn tại hóa đơn... trạng thái: Đã cấp mã hóa đơn" → Hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.
• "Không tồn tại hóa đơn" → Có thể tra cứu sai (bỏ số 1 trong ký hiệu).
• "Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót... Trạng thái: Hoá đơn đã bị xoá/huỷ bỏ" → Đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT.

4. Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra

Bước 1: Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu.

Bước 3: Chọn "Tra cứu" → "Tra cứu hóa đơn".

Bước 4: Chọn tab "Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào" hoặc "Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra".

Bước 5: Nhập khoảng thời gian muốn tra cứu (tối đa 31 ngày).

Bước 6: Chọn "Kết quả kiểm tra" → tra cứu lần lượt "Đã cấp mã hóa đơn" và "Tổng cục thuế đã nhận không mã".

Bước 7: Hệ thống trả về danh sách hóa đơn đầu vào/đầu ra trong khoảng thời gian đã chọn.

5. Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

Hóa đơn điện tử xăng dầu là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Có thể tra cứu theo cách tra cứu hóa đơn không có mã hoặc tra cứu tại trang hóa đơn điện tử của người bán. Ví dụ với Petrolimex, có 03 cách:

• Cách 1 - Tra cứu bằng mã tra cứu: Nhập "Mã tra cứu" trên phiếu hoặc email → nhập mã xác thực → tìm kiếm → xem và in hóa đơn.
• Cách 2 - Tra cứu theo thông tin hóa đơn: Nhập mã số thuế, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn → nhập mã xác thực → tìm kiếm.
• Cách 3 - Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập: Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp → chọn "Quản lý hóa đơn" → chọn thời gian phát sinh giao dịch.

Lưu ý: Tùy phương thức chuyển dữ liệu (theo từng hóa đơn hoặc Bảng tổng hợp), có thể không tra cứu được theo cách thông thường.

Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Trường hợp hóa đơn chưa gửi người mua

Theo quy định, người bán thực hiện:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn có mã đã lập có sai sót.
• Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế.
• Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn cũ trên hệ thống.

Trường hợp hóa đơn đã gửi người mua

• Hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ: Người bán hủy hóa đơn đã lập và thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
• Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế): Người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn, chỉ thông báo với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử đảm bảo tính toàn vẹn, không thể thay đổi trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào và đầu ra.
• Đảm bảo khả năng truy xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với hóa đơn điện tử.

Tác động thực tiễn đến doanh nghiệp và người dân

Việc áp dụng Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp doanh nghiệp giảm thời gian và chi phí quản lý hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về tra cứu và xử lý sai sót để tránh bị xử phạt hành chính. Theo thống kê, mức phạt tối đa cho vi phạm về hóa đơn điện tử có thể lên đến 30 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế).

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử khi quên mã số thuế?

Bạn có thể tìm mã số thuế của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc tra cứu mã số thuế tại https://masothue.vn. Sau đó thực hiện tra cứu hóa đơn theo hướng dẫn tại mục 3.1.

Tra cứu hóa đơn điện tử có mất phí không?

Theo quy định, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế là hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp chỉ cần có tài khoản đăng nhập do cơ quan thuế cấp (đối với tra cứu hóa đơn không mã) hoặc nhập đầy đủ thông tin hóa đơn (đối với tra cứu hóa đơn có mã).

Hóa đơn điện tử đã hủy có thể tra cứu lại được không?

Có. Hệ thống của Tổng cục Thuế vẫn lưu trữ thông tin về các hóa đơn đã hủy. Khi tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Hóa đơn đã bị xoá/huỷ bỏ" kèm theo thông tin về Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đã nộp.