Viết tắt trên hóa đơn điện tử: Danh sách từ được phép và quy định mới nhất 2025

Khi lập hóa đơn điện tử, việc viết tắt các chỉ tiêu như tên, địa chỉ người mua hay hình thức thanh toán thường gây lúng túng cho nhiều kế toán doanh nghiệp. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có những từ được phép viết tắt nhưng cũng có những nội dung bắt buộc phải ghi đầy đủ. Bài viết dưới đây tổng hợp danh sách cụ thể và các lưu ý pháp lý quan trọng.

Viết tắt trên hóa đơn điện tử: Danh sách từ được phép và quy định mới nhất 2025

Danh sách các từ được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua quá dài, người bán được phép viết tắt một số từ thông dụng. Dưới đây là danh sách 9 từ được phép viết tắt:

• Phường: viết tắt là P
• Quận: viết tắt là Q
• Thành phố: viết tắt là TP
• Việt Nam: viết tắt là VN
• Cổ phần: viết tắt là CP
• Trách nhiệm hữu hạn: viết tắt là TNHH
• Khu công nghiệp: viết tắt là KCN
• Sản xuất: viết tắt là SX
• Chi nhánh: viết tắt là CN

Lưu ý quan trọng: Dù được phép viết tắt, người lập hóa đơn vẫn phải đảm bảo ghi đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường/xã, quận/huyện, thành phố để xác định chính xác tên, địa chỉ của doanh nghiệp. Việc viết tắt không được làm mất tính xác thực của thông tin.

Quy định về viết tắt hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử: TM, CK, TM/CK

Theo hướng dẫn tại Công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, hình thức thanh toán không phải là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có tiêu thức này, người lập được phép viết tắt như sau:

• TM: Thanh toán bằng tiền mặt
• CK: Thanh toán bằng chuyển khoản
• TM/CK: Khi chưa xác định được hình thức thanh toán cụ thể

“Trường hợp hóa đơn có nội dung này mà bên bán và mua chưa xác định phương thức thanh toán thì có thể ghi ký hiệu 'TM/CK' thì vẫn đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn” – theo Công văn số 9208/CT-TTHT.

Trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn theo Luật Kế toán 2015

Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định rõ: “Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa”. Cụ thể:

• Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
• Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Đáng chú ý: Nếu khi lập hóa đơn có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp và kế toán

Việc nắm rõ quy định về viết tắt trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế và kế toán. Cụ thể:

• Giảm thiểu sai sót khi lập hóa đơn: Việc viết tắt đúng quy định giúp hóa đơn hợp lệ, tránh bị từ chối thanh toán hoặc ghi sổ.
• Tiết kiệm thời gian: Khi tên, địa chỉ dài, viết tắt các từ thông dụng giúp quá trình lập hóa đơn nhanh chóng hơn.
• Tránh bị xử phạt: Hóa đơn viết tắt sai quy định có thể bị coi là không hợp lệ, dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung danh sách từ viết tắt là một bước tiến trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuế, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Viết tắt tên doanh nghiệp trên hóa đơn có được không?

Có. Theo điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu tên doanh nghiệp quá dài, người bán được viết tắt các từ thông dụng như CP, TNHH, SX, CN... Tuy nhiên, phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ của doanh nghiệp.

Nếu viết sai tên người mua nhưng đúng mã số thuế thì có phải hủy hóa đơn không?

Không. Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Điều này giúp giảm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.

Có được viết tắt “VNĐ” trên hóa đơn điện tử không?

Không. “VNĐ” là ký hiệu tiền tệ chính thức của Việt Nam, được phép sử dụng trên hóa đơn. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chỉ có các từ trong danh sách nêu trên mới được viết tắt. Các nội dung khác, đặc biệt là nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính, phải ghi đầy đủ.

Kết luận

Như vậy, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phân biệt rõ: nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính tuyệt đối không được viết tắt; tiêu thức tên, địa chỉ được viết tắt 9 từ thông dụng theo danh sách; tiêu thức hình thức thanh toán được viết tắt thành TM, CK hoặc TM/CK. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ mà còn tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.