Quy trình xử lý kỷ luật lao động 2025: 6 bước theo Nghị định 145 và Bộ luật Lao động

Kỷ luật lao động là hệ thống các quy định về việc tuân thủ thời gian, công nghệ và sự điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và theo quy định pháp luật. Việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và quy trình được quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này phân tích chi tiết 6 bước xử lý kỷ luật lao động mới nhất, quyền khiếu nại của người lao động và các trường hợp đặc biệt cần lưu ý.

Quy trình xử lý kỷ luật lao động 2025: 6 bước theo Nghị định 145 và Bộ luật Lao động

Kỷ luật lao động là gì? Căn cứ pháp lý nào quy định?

Theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Các văn bản pháp lý chính điều chỉnh vấn đề này bao gồm:

• Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) – quy định nguyên tắc, thẩm quyền và các hình thức xử lý kỷ luật.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/02/2021) – hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý kỷ luật lao động tại Điều 70 và quyền khiếu nại tại Điều 73.

Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động gồm những gì?

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải tuân thủ 05 nguyên tắc cốt lõi sau đây:

1. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động – không được xử lý kỷ luật khi chưa có bằng chứng rõ ràng.
2. Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên.
3. Người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.
4. Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản – không có biên bản, quyết định xử lý có thể bị tuyên vô hiệu.
5. Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm; nếu một người có nhiều hành vi vi phạm, chỉ áp dụng hình thức cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất.

Những trường hợp nào không được xử lý kỷ luật lao động?

Theo khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật đối với người lao động trong các trường hợp sau:

• Đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng hoặc nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động.
• Đang bị tạm giữ, tạm giam.
• Đang chờ kết quả điều tra của cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động (sa thải).
• Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
• Người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi.

Quy trình xử lý kỷ luật lao động mới nhất gồm 6 bước nào?

Căn cứ Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình xử lý kỷ luật lao động được thực hiện theo 06 bước như sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm và thông báo (khi phát hiện vi phạm)

Khi phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Nếu phát hiện sau thời điểm vi phạm, người sử dụng lao động phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Thông báo trước cuộc họp xử lý kỷ luật (ít nhất 05 ngày làm việc)

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp về: nội dung, thời gian, địa điểm, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm. Thông báo phải được gửi đến các thành phần bắt buộc tham dự (tổ chức đại diện người lao động, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi).

Bước 3: Xác nhận tham dự cuộc họp và thỏa thuận thời gian

Các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự với người sử dụng lao động. Nếu một trong các thành phần không thể tham dự theo thời gian, địa điểm đã thông báo, hai bên thỏa thuận thay đổi. Trường hợp không thỏa thuận được, người sử dụng lao động có quyền quyết định thời gian, địa điểm họp.

Bước 4: Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động

Cuộc họp được tiến hành theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Ngay cả khi một trong các thành phần bắt buộc không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp. Đây là điểm quan trọng giúp doanh nghiệp không bị trì hoãn quy trình.

Bước 5: Lập biên bản cuộc họp

Nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký của người tham dự. Nếu có người không ký, người ghi biên bản phải nêu rõ họ tên và lý do không ký (nếu có).

Bước 6: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động.

Quyền khiếu nại về kỷ luật lao động được quy định thế nào?

Theo Điều 73 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người lao động bị xử lý kỷ luật, bị tạm đình chỉ công việc hoặc phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm vật chất nếu thấy không thỏa đáng có quyền:

• Khiếu nại với người sử dụng lao động hoặc với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Chính phủ về giải quyết khiếu nại trong lĩnh vực lao động.
• Yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động cá nhân theo trình tự quy định tại Mục 2 Chương XIV Bộ luật Lao động.

Đáng chú ý: Nếu người sử dụng lao động quyết định xử lý kỷ luật theo hình thức sa thải trái quy định, ngoài nghĩa vụ giải quyết khiếu nại, người sử dụng lao động còn phải thực hiện nghĩa vụ theo Điều 41 Bộ luật Lao động (bồi thường, nhận trở lại làm việc hoặc thanh toán các khoản tiền tương ứng).

Tác động thực tiễn và lưu ý cho doanh nghiệp

Việc tuân thủ đúng quy trình xử lý kỷ luật lao động không chỉ giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị kiện tụng mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. Một số lưu ý quan trọng:

• Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm (hoặc 12 tháng đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ – theo Điều 123 Bộ luật Lao động).
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ biên bản, chứng cứ, quyết định để làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp.
• Trường hợp người lao động thuộc diện không được xử lý kỷ luật (mang thai, nuôi con dưới 12 tháng tuổi…), doanh nghiệp cần chờ đến khi hết thời gian bảo vệ mới tiến hành quy trình.

Câu hỏi thường gặp về xử lý kỷ luật lao động

Có thể xử lý kỷ luật người lao động vắng mặt không?

Có, theo quy định tại khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nếu người lao động hoặc thành phần bắt buộc tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt, người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo đã thông báo đúng hạn (ít nhất 05 ngày làm việc) và có bằng chứng về việc thông báo.

Người lao động có thể nhờ luật sư khi bị xử lý kỷ luật không?

Có, theo điểm c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện người lao động bào chữa. Đối với người lao động chưa đủ 15 tuổi, phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật.

Nếu doanh nghiệp xử lý kỷ luật sai quy trình thì hậu quả gì?

Quyết định xử lý kỷ luật có thể bị tuyên vô hiệu tại cơ quan giải quyết tranh chấp lao động. Nếu xử lý sa thải trái quy định, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường tiền lương và các quyền lợi khác theo Điều 41 Bộ luật Lao động.