Mẫu S3b-DNSN: Hướng dẫn chi tiết sổ theo dõi thuế GTGT cho doanh nghiệp siêu nhỏ (Thông tư 58/2026/TT-BTC)

Từ ngày 25/5/2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 58/2026/TT-BTC, trong đó quy định mẫu S3b-DNSN – Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT dành riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Mẫu sổ này thay thế các biểu mẫu cũ, giúp đơn giản hóa việc kê khai và theo dõi thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho nhóm doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết cấu trúc, cách ghi và tác động thực tiễn của mẫu sổ này.

Mẫu S3b-DNSN: Hướng dẫn chi tiết sổ theo dõi thuế GTGT cho doanh nghiệp siêu nhỏ (Thông tư 58/2026/TT-BTC)

Mẫu S3b-DNSN là gì? Căn cứ pháp lý nào quy định?

Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ban hành ngày 25/5/2026, mẫu S3b-DNSN là sổ theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Mẫu này được thiết kế để ghi nhận chi tiết các khoản thuế GTGT đầu vào, đầu ra, số thuế đã nộp, đã hoàn và số dư cuối kỳ.

Căn cứ pháp lý chính: Thông tư 58/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 25/5/2026. Mẫu sổ này được ban hành kèm theo Thông tư và áp dụng cho tất cả doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của Luật Hỗ trợ doanh nghiệp siêu nhỏ.

Cấu trúc và nội dung chính của mẫu S3b-DNSN

Mẫu sổ S3b-DNSN bao gồm các cột và dòng chính sau:

• Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, chứng từ phát sinh.
• Cột C: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (diễn giải).
• Cột 1 (Số thuế GTGT đầu vào): Ghi số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
• Cột 2 (Số thuế GTGT đầu ra): Ghi số thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Các dòng quan trọng trong sổ:

• Dòng "Số dư đầu kỳ": Ghi số thuế GTGT còn được khấu trừ hoặc còn phải nộp từ kỳ trước chuyển sang.
• Dòng "Số phát sinh trong kỳ": Ghi các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
• Dòng "Tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ": Tính toán dựa trên chênh lệch giữa đầu ra và đầu vào.
• Dòng "Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ": Ghi số tiền doanh nghiệp đã nộp vào ngân sách.
• Dòng "Số thuế GTGT đã được hoàn trong kỳ": Ghi số tiền doanh nghiệp đã được hoàn thuế.
• Dòng "Số dư cuối kỳ": Bao gồm hai chỉ tiêu: số thuế còn được khấu trừ/hoàn và số thuế còn phải nộp.

Phương pháp ghi sổ chi tiết cho từng dòng

Việc ghi sổ phải tuân thủ chính xác các nguyên tắc sau đây để đảm bảo tính hợp lệ trước cơ quan thuế:

1. Cách ghi dòng "Số dư đầu kỳ"

Doanh nghiệp siêu nhỏ căn cứ vào số dư cuối kỳ trước để ghi. Cụ thể:

• Nếu cuối kỳ trước còn số thuế GTGT được khấu trừ hoặc được hoàn, ghi vào cột 1.
• Nếu cuối kỳ trước còn số thuế GTGT phải nộp, ghi vào cột 2.

2. Cách ghi dòng "Số phát sinh trong kỳ"

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ phát sinh trong kỳ:

• Cột 1: Ghi số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (từ hóa đơn mua hàng, dịch vụ).
• Cột 2: Ghi số thuế GTGT đầu ra (từ hóa đơn bán hàng, dịch vụ).

3. Cách tính dòng "Tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ"

Dòng này được xác định bằng công thức:

Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Tổng số thuế GTGT đầu ra - Tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Nếu kết quả âm, doanh nghiệp được khấu trừ hoặc hoàn thuế.

4. Cách tính dòng "Số dư cuối kỳ"

Đây là phần phức tạp nhất, cần tính toán chính xác theo hai công thức sau:

Công thức tính số thuế GTGT còn được khấu trừ hoặc được hoàn cuối kỳ (cột 1):

Số thuế GTGT còn được khấu trừ/hoàn cuối kỳ = Số thuế GTGT đầu vào dư đầu kỳ + Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ - Số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ + Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ - Số thuế GTGT đã được hoàn trong kỳ

Công thức tính số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ (cột 2):

Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Số thuế GTGT đầu ra dư đầu kỳ + Số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ - Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ + Số thuế GTGT đã được hoàn trong kỳ

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp siêu nhỏ

Việc áp dụng mẫu S3b-DNSN mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Đơn giản hóa thủ tục: So với các mẫu sổ kế toán thông thường, mẫu này chỉ tập trung vào thuế GTGT, giảm bớt khối lượng công việc kế toán.
• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải thuê kế toán chuyên nghiệp, có thể tự ghi sổ theo hướng dẫn.
• Minh bạch với cơ quan thuế: Thông tin trên sổ là căn cứ để cơ quan thuế xác định doanh nghiệp có nộp thuế đúng, đủ và kịp thời hay không.
• Hỗ trợ quyết toán thuế: Cuối năm, doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp số liệu để lập tờ khai quyết toán thuế GTGT.

Lưu ý quan trọng: Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế theo tỷ lệ doanh thu không bắt buộc lập báo cáo tài chính, nhưng vẫn phải ghi sổ theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT theo mẫu S3b-DNSN.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Mẫu S3b-DNSN có bắt buộc áp dụng cho tất cả doanh nghiệp siêu nhỏ không?

Có. Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp siêu nhỏ (theo tiêu chí của Luật Hỗ trợ doanh nghiệp siêu nhỏ) đều phải sử dụng mẫu S3b-DNSN để theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT. Việc không ghi sổ hoặc ghi sai có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

Doanh nghiệp siêu nhỏ có thể tự ghi sổ S3b-DNSN mà không cần kế toán không?

Có. Mẫu sổ được thiết kế đơn giản, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp siêu nhỏ. Người đại diện theo pháp luật hoặc nhân viên được ủy quyền có thể tự ghi sổ theo hướng dẫn tại Thông tư 58/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, để đảm bảo chính xác, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế hoặc sử dụng dịch vụ kế toán.

Nếu doanh nghiệp siêu nhỏ có nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau, có cần mở nhiều sổ S3b-DNSN không?

Theo quy định, mỗi doanh nghiệp chỉ cần mở một sổ S3b-DNSN duy nhất để theo dõi tổng hợp nghĩa vụ thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh thuộc các nhóm thuế suất khác nhau (ví dụ: 5%, 10%), cần ghi chi tiết theo từng nhóm để thuận tiện cho việc quyết toán.

Giải thích thuật ngữ pháp lý

• Thuế GTGT đầu vào: Là số thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Thuế GTGT đầu ra: Là số thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp thu từ khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ.
• Khấu trừ thuế: Là việc doanh nghiệp được trừ số thuế GTGT đầu vào vào số thuế GTGT đầu ra, chỉ nộp phần chênh lệch (nếu đầu ra lớn hơn đầu vào).
• Hoàn thuế: Là việc cơ quan thuế trả lại số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết cho doanh nghiệp (khi đầu vào lớn hơn đầu ra).

Xem thêm: Từ 01/7/2026, doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế theo tỷ lệ doanh thu không bắt buộc lập báo cáo tài chính.

Bài viết được tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Đức Hùng, chuyên gia về thuế và kế toán doanh nghiệp. Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6588 hoặc dịch vụ Luật sư tư vấn (có phí) tại 090 222 9061.