Mẫu S4b-DNSN: Hướng dẫn chi tiết Sổ tài sản cố định cho doanh nghiệp siêu nhỏ 2026

Kể từ ngày 25 tháng 5 năm 2026, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 58/2026/TT-BTC, trong đó quy định mẫu Sổ tài sản cố định (S4b-DNSN) dành riêng cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Mẫu sổ này thay thế các quy định cũ, giúp đơn giản hóa quy trình kế toán và quản lý tài sản. Bài viết dưới đây cung cấp phân tích chi tiết về cấu trúc, cách ghi chép và những điểm cần lưu ý khi áp dụng mẫu S4b-DNSN.

Mẫu S4b-DNSN: Hướng dẫn chi tiết Sổ tài sản cố định cho doanh nghiệp siêu nhỏ 2026

Mẫu S4b-DNSN là gì và căn cứ pháp lý nào quy định?

Mẫu S4b-DNSN là mẫu Sổ tài sản cố định dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, được ban hành kèm theo Thông tư 58/2026/TT-BTC ngày 25/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Theo quy định tại Thông tư này, mẫu sổ S4b-DNSN có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế các mẫu sổ trước đây không còn phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp siêu nhỏ.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc ban hành mẫu S4b-DNSN nhằm mục đích tinh gọn thủ tục kế toán, giảm bớt gánh nặng hành chính cho các doanh nghiệp siêu nhỏ, đồng thời vẫn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản cố định.

Cấu trúc và nội dung của mẫu Sổ tài sản cố định S4b-DNSN

Mẫu S4b-DNSN được thiết kế để theo dõi toàn bộ quá trình hình thành, sử dụng và thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp siêu nhỏ. Cấu trúc mẫu gồm các phần chính sau:

• Phần ghi tăng TSCĐ: Bao gồm các cột A, B, C, D và cột 1, 2, 3, 4. Cụ thể:
• • Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ tăng TSCĐ.
  • Cột C: Ghi tên, đặc điểm, ký hiệu của TSCĐ.
  • Cột D: Ghi tháng, năm đưa TSCĐ vào sử dụng.
  • Cột 1: Ghi nguyên giá TSCĐ.
  • Cột 2: Ghi tỷ lệ (%) khấu hao hàng năm.
  • Cột 3: Ghi mức khấu hao trong năm.
  • Cột 4: Ghi khấu hao lũy kế tính đến cuối kỳ hoặc thời điểm ghi giảm.
• Phần ghi giảm TSCĐ: Bao gồm cột E, G, H:
• • Cột E, G: Ghi số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ ghi giảm.
  • Cột H: Ghi lý do giảm TSCĐ (nhượng bán, thanh lý, hỏng hóc...).
• Phần ký xác nhận: Cuối sổ có chữ ký của Người lập biểu, Kế toán trưởng và Người đại diện theo pháp luật (đóng dấu).

Mẫu sổ được mở riêng cho từng loại TSCĐ (nhà cửa, máy móc, thiết bị văn phòng...) hoặc theo nhóm tài sản tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu S4b-DNSN

Để đảm bảo sổ sách kế toán chính xác và tuân thủ quy định, doanh nghiệp siêu nhỏ cần lưu ý các bước ghi chép sau:

1. Ghi tăng TSCĐ: Căn cứ vào chứng từ mua sắm, nhập khẩu hoặc xây dựng, kế toán ghi nhận số hiệu chứng từ (cột A, B), mô tả tài sản (cột C), thời điểm đưa vào sử dụng (cột D) và nguyên giá (cột 1).
2. Tính khấu hao: Xác định tỷ lệ khấu hao phù hợp theo quy định (cột 2), ghi mức khấu hao hàng năm (cột 3) và cập nhật khấu hao lũy kế (cột 4) vào cuối mỗi kỳ kế toán.
3. Ghi giảm TSCĐ: Khi tài sản được nhượng bán, thanh lý hoặc mất mát, ghi nhận chứng từ giảm (cột E, G) và lý do cụ thể (cột H).
4. Ký xác nhận: Cuối mỗi kỳ, sổ phải được ký bởi người lập, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật để đảm bảo tính pháp lý.

"Theo quy định tại Thông tư 58/2026/TT-BTC, việc ghi chép đầy đủ và chính xác Sổ tài sản cố định là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhằm minh bạch hóa tài sản và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế." – Luật sư Nguyễn Đức Hùng, chuyên gia tư vấn pháp lý.

Tác động thực tiễn đến doanh nghiệp siêu nhỏ từ ngày 01/7/2026

Việc áp dụng mẫu S4b-DNSN mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Thứ nhất, mẫu sổ được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, giảm thời gian và chi phí cho công tác kế toán. Thứ hai, theo quy định mới, doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế theo tỷ lệ doanh thu không bắt buộc lập báo cáo tài chính (kể từ ngày 01/7/2026), nhưng vẫn phải duy trì sổ sách kế toán như S4b-DNSN để quản lý nội bộ và đối phó với các đợt kiểm tra thuế.

Mức phạt nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về sổ sách kế toán có thể lên đến 10-20 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm, theo Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán. Do đó, việc nắm vững và áp dụng đúng mẫu S4b-DNSN là vô cùng quan trọng.

Câu hỏi thường gặp về mẫu S4b-DNSN

Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc phải sử dụng mẫu S4b-DNSN không?

Có. Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, mẫu S4b-DNSN là mẫu sổ tài sản cố định chính thức áp dụng cho mọi doanh nghiệp siêu nhỏ kể từ ngày 01/7/2026. Việc không sử dụng mẫu này có thể bị xem là vi phạm quy định về kế toán.

Có thể sử dụng mẫu S4b-DNSN dưới dạng điện tử không?

Có. Mẫu S4b-DNSN có thể được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, miễn đảm bảo đầy đủ nội dung và chữ ký số theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Doanh nghiệp nên sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.

Nếu doanh nghiệp không có tài sản cố định thì có cần lập sổ S4b-DNSN không?

Trong trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ không có bất kỳ tài sản cố định nào, việc lập sổ S4b-DNSN là không bắt buộc. Tuy nhiên, cần có văn bản giải trình hoặc ghi chú trong hồ sơ kế toán để chứng minh tình trạng này khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.