Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng: 10 thay đổi trọng tâm từ 01/7/2025

Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) do Chính phủ ban hành thay thế toàn bộ Nghị định 29/2015/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024. Văn bản này mang đến 10 thay đổi quan trọng, từ việc mở rộng phạm vi điều chỉnh, bổ sung lộ trình chuyển đổi Phòng công chứng, đến quy định chi tiết về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và công chứng điện tử. Bài viết dưới đây sẽ phân tích từng điểm mới, giúp người dân và doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các quy định pháp lý hiện hành.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng: 10 thay đổi trọng tâm từ 01/7/2025

1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng của Nghị định 104/2025/NĐ-CP mở rộng ra sao?

Theo quy định tại Điều 1 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh đã được mở rộng đáng kể so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP. Cụ thể, văn bản mới không chỉ bao gồm các nội dung về chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện trụ sở, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng, mà còn quy định chi tiết nhiều điều khoản mới của Luật Công chứng 2024 và các biện pháp thi hành, như: việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Ngoài ra, Điều 2 Nghị định 104/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng áp dụng, bao gồm cả viên chức ngoại giao và cơ quan đại diện ngoại giao.

2. Lộ trình chuyển đổi Phòng công chứng được quy định cụ thể như thế nào?

Khác với Nghị định 29/2015/NĐ-CP chỉ giao địa phương căn cứ điều kiện thực tế để xây dựng Kế hoạch và Đề án chuyển đổi, Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng dựa trên mức tự chủ tài chính:

• Chậm nhất ngày 31/12/2026: Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.
• Chậm nhất ngày 31/12/2027: Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên.
• Chậm nhất ngày 31/12/2028: Đối với các Phòng công chứng còn lại.

3. Giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định theo tiêu chí nào?

Theo quy định cũ tại Điểm c Khoản 2 Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, giá quyền nhận chuyển đổi dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động, uy tín và số lượng hợp đồng công chứng trong 3 năm gần nhất. Tuy nhiên, Khoản 1 Điều 10 Nghị định 104/2025/NĐ-CP thay đổi cách xác định: giá quyền nhận chuyển đổi được tính bằng số tiền nộp ngân sách và thuế trung bình trong 3 năm gần nhất của Phòng công chứng. Quy định này mang tính định lượng và minh bạch hơn.

4. Thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng được rút gọn như thế nào?

Nghị định 29/2015/NĐ-CP yêu cầu thực hiện thủ tục chuyển đổi qua 2 bước: xây dựng Kế hoạch chuyển đổi (Điều 6) và Đề án chuyển đổi (Điều 7). Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã cắt giảm thủ tục hành chính, bỏ bước lập Kế hoạch, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các địa phương.

5. Loại hình Văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân được quy định ra sao?

Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP chính thức quy định: Văn phòng công chứng có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, căn cứ vào danh mục địa bàn cấp huyện do UBND tỉnh ban hành. Đáng chú ý, Nghị định cho phép chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, nhưng không cho phép theo chiều ngược lại. Quy định này khắc phục khoảng trống pháp lý của Nghị định 29/2015/NĐ-CP, vốn không đề cập đến mô hình tổ chức cụ thể của Văn phòng công chứng.

6. Giải thể Phòng công chứng được quy định chi tiết thế nào?

Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rõ: Phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể. Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2024 và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động. Đây là nội dung hoàn toàn mới, không được đề cập trong Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

7. Trường hợp nào được coi là “lý do chính đáng” để công chứng ngoài trụ sở?

Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã liệt kê cụ thể 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác” theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014, bao gồm:

• Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;
• Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại;
• Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí;
• Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Theo đánh giá của các chuyên gia pháp lý, việc liệt kê chi tiết này giúp thống nhất áp dụng trên toàn quốc, tránh tình trạng tùy tiện khi giải quyết yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

8. Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến ký văn bản được quy định thế nào?

Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến người ký/điểm chỉ văn bản công chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu: nhận diện rõ người ký và công chứng viên; không được chỉnh sửa, cắt ghép; có thể chụp riêng từng người hoặc chụp chung tùy trường hợp; ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng; có thể quay video nếu thấy cần thiết. Quy định này hoàn toàn mới so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP, nhằm tăng cường tính minh bạch và xác thực của hoạt động công chứng.

9. Mức bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên thay đổi ra sao?

Chương IV Nghị định 104/2025/NĐ-CP (từ Điều 28 đến Điều 35) quy định chi tiết về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, khắc phục tình trạng thiếu cụ thể của Nghị định 29/2015/NĐ-CP. Các mức cụ thể bao gồm:

• Số tiền bảo hiểm tối thiểu: 400 triệu đồng
• Mức khấu trừ tối thiểu: 2 triệu đồng/trường hợp
• Phí bảo hiểm tối thiểu: 3 triệu đồng/năm/công chứng viên
• Thời hạn bảo hiểm tối thiểu: 5 năm

Ngoài ra, Nghị định còn quy định về hồ sơ yêu cầu bồi thường, nguyên tắc chi trả, tạm ứng bồi thường và việc mua bảo hiểm trong trường hợp công chứng viên chuyển tổ chức hành nghề.

10. Công chứng điện tử được quy định như thế nào?

Từ Điều 47 đến Điều 54, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định đầy đủ về công chứng điện tử, một lĩnh vực hoàn toàn mới so với Nghị định 29/2015/NĐ-CP. Các nội dung chính bao gồm:

• Khái niệm và giá trị pháp lý: Văn bản công chứng điện tử có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị tương đương văn bản công chứng giấy.
• Phạm vi áp dụng: Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng cho di chúc và hành vi pháp lý đơn phương.
• Điều kiện sử dụng dịch vụ: Người tham gia phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, chữ ký số hợp lệ, thiết bị phù hợp và đăng ký trên nền tảng công chứng điện tử.
• Nền tảng công chứng điện tử: Hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo tương tác video, nhận diện, lưu trữ, ký số, chia sẻ dữ liệu liên thông với cơ quan có thẩm quyền.
• Quy trình thực hiện: Người yêu cầu công chứng đọc/được đọc lại văn bản trên nền tảng điện tử, ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó công chứng viên ký xác nhận và gắn dấu thời gian.

Tác động thực tiễn của Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Nghị định 104/2025/NĐ-CP mang lại nhiều tác động tích cực cho hoạt động công chứng tại Việt Nam. Việc rút gọn thủ tục và quy định lộ trình chuyển đổi cụ thể giúp các địa phương chủ động hơn trong kế hoạch phát triển. Quy định chi tiết về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và công chứng điện tử tạo cơ sở pháp lý vững chắc, bảo vệ quyền lợi của cả công chứng viên và người dân. Đặc biệt, việc liệt kê các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở giúp người yếu thế (người già, người khuyết tật, phụ nữ mang thai) dễ dàng tiếp cận dịch vụ công chứng hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?

Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025, thay thế toàn bộ Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

Công chứng điện tử có giá trị pháp lý như thế nào so với công chứng giấy?

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy, miễn là đáp ứng các điều kiện về chữ ký số, nền tảng và quy trình thực hiện.

Mức bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp tối thiểu cho công chứng viên là bao nhiêu?

Mức bảo hiểm tối thiểu là 400 triệu đồng, với phí bảo hiểm tối thiểu 3 triệu đồng/năm/công chứng viên và thời hạn bảo hiểm tối thiểu 5 năm.