Hợp đồng lao động điện tử: Điều kiện ký kết theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý, các bên phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ ngày 28/12/2025. Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết khái niệm, điều kiện ký kết và các quy định liên quan.

Hợp đồng lao động điện tử: Điều kiện ký kết theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử là gì theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP?

Theo khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Hợp đồng này có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (eContract) là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn, do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý. Nền tảng này có chức năng quản lý tập trung dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử và cung cấp dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước.

Nguyên tắc chung khi thực hiện hợp đồng lao động điện tử

Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định các nguyên tắc cơ bản sau:

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ.
• Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
• Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan.

Điều kiện ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết các điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử, bao gồm ba nhóm chính:

1. Điều kiện đối với người sử dụng lao động và người lao động

Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân:

• Phải có giấy tờ tùy thân gồm: thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Đối với cá nhân là người nước ngoài: phải có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh.

Đối với người sử dụng lao động là tổ chức:

• Phải có quyết định thành lập, quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Kèm theo giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự như điều kiện đối với cá nhân).
• Phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Có eContract (nền tảng hợp đồng điện tử).
• Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân với dữ liệu sinh trắc học trên giấy tờ tùy thân.
• Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

3. Điều kiện đối với quy trình giao kết trên eContract

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract phải bảo đảm:

• Sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu pháp luật.
• Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng.
• Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng đã giao kết.
• Có chức năng định danh và xác thực danh tính chủ thể theo quy định pháp luật.
• Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với nội dung hợp đồng.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Có chức năng hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định.
• Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất.
• Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo pháp luật an toàn thông tin mạng.

Thời hạn gửi hợp đồng về Nền tảng quốc gia

Theo quy định, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Đây là bước bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực pháp lý đầy đủ.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp và người lao động

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Doanh nghiệp: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển; tăng tốc độ xử lý thủ tục hành chính; dễ dàng quản lý nhân sự tập trung; đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số quốc gia.
• Người lao động: Có thể ký hợp đồng từ xa, không cần gặp mặt trực tiếp; dễ dàng tra cứu, lưu trữ bản hợp đồng điện tử; bảo vệ quyền lợi thông qua hệ thống chứng thực điện tử.

Tuy nhiên, các bên cần lưu ý rằng việc ký kết hợp đồng lao động điện tử chỉ hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chữ ký số, định danh và nền tảng eContract được cấp phép. Nếu không tuân thủ, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu hoặc không được cơ quan nhà nước công nhận.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Có. Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý ngang với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, miễn là tuân thủ đúng quy định pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.

Người lao động có bắt buộc phải có chữ ký số để ký hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người lao động và người sử dụng lao động đều phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử. Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng.

Thời hạn gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng quốc gia là bao lâu?

Theo quy định, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý để gắn ID. Đây là thủ tục bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực pháp lý đầy đủ.