Mẫu D02-LT 2026: Hướng dẫn chi tiết cách ghi danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Từ ngày 01/5/2026, các đơn vị sử dụng lao động trên cả nước phải áp dụng Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để kê khai danh sách tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Mẫu này thay thế các mẫu cũ và được sử dụng để đăng ký tham gia, điều chỉnh mức đóng, cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động.

Mẫu D02-LT 2026: Hướng dẫn chi tiết cách ghi danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Mẫu D02-LT là gì? Đối tượng và thời điểm áp dụng

Mẫu D02-LT là mẫu danh sách tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành tại Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026. Mẫu này được sử dụng bởi tất cả các đơn vị sử dụng lao động để kê khai thông tin người lao động tham gia bảo hiểm bắt buộc, bao gồm cả trường hợp tăng, giảm, điều chỉnh lao động và tiền lương.

Theo quy định, mẫu D02-LT được áp dụng từ ngày 01/5/2026, thay thế các mẫu cũ trước đây. Đơn vị sử dụng lao động phải lập mẫu này khi có phát sinh về lao động, tiền lương, hoặc khi thực hiện truy thu đối với người lao động thuộc đơn vị.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi các cột trong Mẫu D02-LT

Mẫu D02-LT gồm 19 cột chính, yêu cầu kê khai đầy đủ thông tin về đơn vị và từng người lao động. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng phần:

Thông tin chung của đơn vị sử dụng lao động

• Tên đơn vị (1): Ghi đầy đủ tên đơn vị đã đăng ký với cơ quan BHXH, không viết tắt.
• Mã đơn vị (2): Ghi mã số do cơ quan BHXH cấp cho đơn vị.

Danh sách người tham gia (cột A đến cột 19)

• Cột A: Số thứ tự từ 01 đến hết danh sách.
• Cột B: Họ và tên đầy đủ của từng người lao động.
• Cột 1: Mã số BHXH của người lao động (nếu đã có).
• Cột 2: Ngày, tháng, năm sinh theo căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Cột 3: Chức vụ, chức danh nghề, công việc và địa chỉ nơi làm việc (xã/phường, tỉnh/thành phố). Ví dụ: "Phó Chánh thanh tra Sở A" hoặc "Công nhân vận hành máy may - Công ty B".

Cách kê khai tiền lương và phụ cấp (cột 4 đến cột 9)

• Cột 4 - Tiền lương:
• • Đối với người lao động hưởng lương theo chế độ Nhà nước: ghi bằng hệ số lương (ví dụ: 2,34). Nếu theo vị trí việc làm thì ghi bằng tiền.
  • Đối với người lao động hưởng lương do chủ sử dụng lao động quyết định: ghi mức lương cụ thể (ví dụ: 52.000.000 đồng).
• Cột 5: Hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) đối với người hưởng lương Nhà nước.
• Cột 6, 7, 8: Phụ cấp chức vụ (hệ số), phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề (tỷ lệ %). Bỏ trống nếu không có.
• Cột 9: Tổng phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (ví dụ: phụ cấp lương 10.000.000 đồng + bổ sung 5.000.000 đồng = 15.000.000 đồng).

Thông tin hợp đồng lao động và thời gian tham gia (cột 10 đến cột 15)

• Cột 10, 11, 12: Đánh dấu "x" vào loại hợp đồng lao động tương ứng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, hoặc hợp đồng khác).
• Cột 13: Ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, hoặc ngày tham gia lại sau thời gian nghỉ ốm, thai sản, tạm hoãn.
• Cột 14: Tháng, năm bắt đầu tăng, điều chỉnh hoặc giảm người tham gia.
• Cột 15: Tháng, năm kết thúc tăng, điều chỉnh hoặc giảm người tham gia.

Thông tin BHYT và hình thức nhận kết quả (cột 16 đến cột 19)

• Cột 16: Nơi đăng ký khám chữa bệnh BHYT ban đầu do người lao động lựa chọn.
• Cột 17: Hình thức nhận kết quả: bản điện tử hoặc bản giấy.
• Cột 18: Loại tăng/giảm lao động cụ thể: nghỉ ốm đau, thai sản, tạm hoãn HĐLĐ, người khuyết tật, chủ hộ kinh doanh, điều chỉnh tiền lương, thay đổi nơi KCB ban đầu, hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, tính thời gian công tác trước 01/01/1995.
• Cột 19: Ghi rõ lý do tăng/giảm, thời gian nghỉ không lương, nghỉ chế độ ốm đau/thai sản, ngày chấm dứt HĐLĐ, hoặc tên giấy tờ chứng minh (đối với bệnh dài ngày, quyền lợi BHYT cao hơn).

Lưu ý quan trọng khi lập Mẫu D02-LT

• Đơn vị sử dụng lao động phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào cuối danh sách.
• Trường hợp giảm lao động do nghỉ việc, hưởng chế độ hưu trí hoặc di chuyển: phải ghi đồng thời hình thức nhận kết quả (bản điện tử hoặc bản giấy) vào cột 17.
• Trường hợp thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu hoặc hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: chỉ cần ghi cột A, B, 1, 2 và 15, kèm lý do tại cột 19.
• Đối với người lao động mắc bệnh dài ngày: cần kèm theo giấy tờ chứng minh và ghi tên giấy tờ vào cột 19.

Tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp và người lao động

Việc áp dụng Mẫu D02-LT từ ngày 01/5/2026 giúp đơn giản hóa quy trình kê khai, giảm sai sót trong việc xác định mức đóng BHXH, BHYT, BHTN. Doanh nghiệp cần cập nhật ngay mẫu mới để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt vi phạm hành chính về lao động. Người lao động được hưởng lợi từ việc kê khai chính xác tiền lương, phụ cấp, đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm và khám chữa bệnh.

Câu hỏi thường gặp về Mẫu D02-LT

Mẫu D02-LT có bắt buộc phải kê khai điện tử không?

Theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn nộp hồ sơ bản điện tử hoặc bản giấy. Tuy nhiên, khuyến khích sử dụng bản điện tử qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Mức phạt khi kê khai sai thông tin trên Mẫu D02-LT là bao nhiêu?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 85/2023/NĐ-CP), hành vi kê khai sai thông tin về tiền lương, phụ cấp làm ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH của người lao động có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với cá nhân, và từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức.

Có thể tải Mẫu D02-LT ở đâu?

Mẫu D02-LT được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ baohiemxahoi.gov.vn và các cổng pháp luật uy tín như thuvienphapluat.vn.

Bài viết được thực hiện bởi chuyên gia pháp lý tại LuatVietnam, dựa trên Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 và các văn bản hướng dẫn liên quan.